Qual método de gestão é o melhor para o meu negócio?

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engrenagemHoje em dias são inúmeros os processo de gestão aplicadas nas empresas, a cada dia são criados por grandes administradores, novas metodologias para aperfeiçoar os processos de: qualidade, estratégia, financeira, projetos, processos, desenvolvimento de produtos, operação fabril e gestão de pessoas.

Mas em meio a tanta siglas e estudos, como usar o melhor e o mais apropriado para o seu negócio?

Primeiramente temos que encontrar as raízes dos problemas, muitas empresas já fazem uso de métodos de gestão, porem não vêem resultados positivos pois as pessoas que fazem parte da equipe de gestão não assumem responsabilidade na execução das tarefas, o que causa uma má aplicação de suas normas e seus requisitos.

Assim acontece quando compramos um produto novo.

Ao adquirimos um novo produto recebemos com ele o manual de instruções  que nos orienta como usar, o que fazer e onde procurar ajuda em caso de conserto.

Da mesma forma quando não lemos o manual de instruções e começamos a usar o produto de qualquer maneira, podemos sofrer consequências graves.

Alem de não fazer uso do produto de maneira correta a pessoa pode quebrar o produto e ate mesmo perder a garantia de fabrica pelo mau uso.

Assim os responsáveis pelo negócio devem primeiramente se perguntarem cinco questões básicas.

1 – A empresa já fez um diagnóstico empresarial para saber qual atual situação financeira, comercial e operacional (é preciso saber o status de todas áreas da empresa) ?

2 – Quais ferramentas são usadas atualmente na empresa (softwares, normas ou metodologias), como é feita a execução, o controle e os resultados extraídos das ferramentas ?

3 – Quem são as pessoas responsáveis por inserir os dados e como são auditados os relatórios gerados ?

4 – A cada resultado apresentado, como é feito o comparativo sobre a evolução da gestão ?

5 – Todos envolvidos são informados sobre os resultados ?

A partir deste questionamento o responsável pelo negócio deve procurar uma consultoria ou contratar uma pessoa especializada no assunto, para que possa iniciar uma implantação de um processo de gestão que mais se assemelhe ás necessidades e objetivos da empresa.

Após reuniões com o responsável, é definido o modelo ou qual o processo de gestão será implantada na empresa.

A partir daí é criado um plano de implementação da gestão, onde são traçados objetivos (onde a empresa quer chegar, o que precisa mudar e quais atividades cada responsável e cada setor deve executar).

Não existe um protocolo único para implementar uma gestão eficiente, mas alguns pontos são importantes e devem ser seguidos à risca, segue alguns deles.

Criar equipe de implementação: Para ser implementado qualquer método, primeiramente cria-se uma equipe para acompanhar a implementação, basicamente um responsável de cada área da empresa, que acompanhará a realização das tarefas do seu setor e responderá por erros nas execuções do mesmo.

Comunicação: Toda e qualquer alteração na execução da metodologia, deve ser informada á todos participantes da equipe, caso o responsável pela área esteja em processo de trabalho externo ou em período de férias, a área envolvida deve nomear urgentemente uma novo responsável, evitando assim o famoso “eu não sabia” e permitindo resultados surpresos.

Responsabilidade: Deve ser nomeado um gestor que será o responsável pela execução e controle de todos processos envolvidos. Empresas com dificuldades de nomear um responsável deve procurar consultores externos para ser este o responsável da metodologia.

O consultor externo é importante pela sua idoneidade, ele irá cobrar a todos envolvidos evitando a conivência dos setores, realizando o processo de execução e monitoramento de forma igualitária.

Tempo: No início do processo de implantação, os responsáveis devem fazer a previsão do tempo da implantação e qual a periodicidade dos relatórios para comparar os resultados aplicáveis.

Este método de criação de relatórios é importante para que todos vejam o andamento da implantação de forma macro, evitando serem surpreendidos com resultados negativos após um grande período de trabalho.

Encerramento: Ao final do período acordado para a implantação da nova metodologia, deve ser esclarecido a todos da equipe quais foram as ações que deram certo e quais devem ser alteradas, isto ajudará a empresa a promover melhorias internas.

Após essa análise pode-se dar inicio à uma nova metodologia ou o aprimoramento da mesma o que torna o conceito aplicado parte da estrutura governamental da empresa.

Na verdade não existe uma fórmula secreta ou um método ideal, o mais importante na implantação de qualquer metodologia é a execução.

Não adianta adquirir o melhor software do mundo se a equipe que irá inserir dados não o fizer com destreza e responsabilidade.

Da mesma forma não adianta contratar o melhor profissional do mundo para realizar essa implementação se o mesmo não atuar com uma equipe focada nos mesmos objetivos.

Processos são executados por pessoas e somente quem sabe gerenciar pessoas sabe tirar o melhor de cada um e incentivá-las ao caminho do sucesso.

Portante revise suas ferramentas de gestão, veja quantas metodologias você já tentou usar e quais foram os resultados.

 Pense nisso!

 
Fonte: Administradores
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