E-mail corporativo: 7 erros que a gente insiste em cometer

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emailPare para pensar e responda: quantos e-mails você troca diariamente no trabalho? Bastante, não é? Da gestão do tempo à ética profissional, muito se tem discutido sobre a forma com que este meio de comunicação é utilizado nas empresas.

O certo é que o correio eletrônico corporativo é um suporte comunicacional que deve ser tratado de forma séria, e explorado da melhor maneira possível. Contudo, com um pouco de reflexão e autocrítica, todos podemos apontar alguns erros que cometemos ao usar este recurso.

Veja se você concorda com estas 7 maneiras erradas de usar a conta corporativa de e-mail:

1 – Usar o e-mail para todo e qualquer assunto

Nossa rotina está tão automatizada e frenética que, muitas vezes, não paramos para refletir antes de enviar um e-mail.

– Este assunto não seria um bom motivo para fazer uma ligação, chamar para um café ou uma reunião? – Deveríamos sempre nos fazer esta pergunta antes de partir para a mensagem eletrônica.

Por mais que precisemos formalizar, uma conversa olho no olho é sempre melhor para arejar as ideias e pode resultar em soluções criativas, além de potencializar nossos relacionamentos profissionais e evitar algum mal-entendido. Ademais, há pouquíssimo tempo não existia e-mail e os assuntos eram “formalizados” com o peso da palavra – e tudo ia muito bem, obrigado.

2 – Escrever verdadeiros memorandos

Exercitar nosso poder de síntese deveria ser “lei” ao redigir e-mails. Toda e qualquer mensagem que passasse de três parágrafos deveria ser um alerta para refletirmos sobre a necessidade de falar pessoalmente.

Afinal, as chances da mensagem não ser captada – ou não lida mesmo – aumentam consideravelmente quando o destinatário bate o olho e vê aquele bloco imenso de texto que mais parece uma publicação do Diário Oficial da União.

3 – Copiar muitas pessoas

Não raro, circulam dentro das organizações e-mails com uma “tripa” enorme de mensagens e com “Deus e o mundo” copiados. Quando isso acontece, alguma coisa está errada. Ou o assunto está sem dono ou está faltando bom senso mesmo. Lamentável, pois em algum momento as mensagens vão se perder ou serão mal interpretadas. Sem dizer que, em certa altura do campeonato, muitos dos copiados já não têm mais nada a ver com o desdobramento da conversa – e têm mais o que fazer!

4 – Responder para todos

Esta deselegância começa com quem copia várias pessoas solicitando resposta e termina em quem responde para todos. Deveríamos ter sempre em mente que e-mail não é chat. E – sempre bom lembrar – as pessoas têm mais o que fazer!

5 – Usar o e-mail corporativo para assuntos pessoais

Apesar de saber que todos temos smartphones e estamos conectados o tempo todo e em qualquer lugar, muitas empresas ainda bloqueiam redes sociais e serviços de e-mail como Gmail e Uol – segurança da informação é uma das alegações.

Assim, nos sentimos tentados a usar o correio eletrônico corporativo para trocar mensagens com nossos contatos pessoais. Mea culpa!

Sabemos que isso é contraprodutivo, além de antiético, pois geralmente assinamos um acordo de confidencialidade em que nos propomos a usar as ferramentas de comunicação da empresa apenas para assuntos de trabalho.

Lembrar que tudo fica gravado e pode ser rastreado pela empresa e “usado contra nós”, talvez seja um bom motivo para evitarmos esta prática.

6 – Jogar informação para frente

Às vezes a gente tem a falsa ilusão de que estamos comunicando quando simplesmente encaminhamos uma mensagem. Precisamos lembrar que a quantidade de e-mails que uma pessoa recebe diariamente no trabalho, às vezes, a impossibilita de ler tudo. Também precisamos sempre ter em mente que não basta emitir informação, a gente precisa atingir nosso objetivo: conquistar a atenção do destinatário.

7 – Acrescentar frases de efeito à assinatura

Uma citação de Clarice Lispector ou um versículo da Bíblia Sagrada. Todos temos uma frase preferida, que gostamos de compartilhar com as pessoas sempre que surge uma oportunidade. Muitos de nós gostam de acrescentar este lema à sua assinatura de e-mail corporativo.

Seria bom lembrarmos que estamos representando uma organização que tem sua missão, visão e valores e é – ou ao menos deveria ser – laica. Assim, a frase de efeito que colocamos na assinatura, geralmente próxima à marca, pode ser confundida com o posicionamento da empresa. Ou então, seria interessante lembrarmos que é deselegante usar o e-mail corporativo para defender nossas ideologias ou para “indiretas do bem”.

Fonte: Administradores

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